Managementul documentelor

Spune adio grămezilor de hârtii greu de gestionat!

De câte ori ai căutat ore în șir într-un dosar un contract vechi?

Gábor trebuie să găsească urgent un act adițional la un contract de muncă încheiat acum trei ani, pentru o consultare juridică. Parcurge rafturile arhivei, cutie cu cutie, timp de aproape două ore, până îl găsește în final – și asta doar pentru că își amintește întâmplător în ce an s-a făcut modificarea.

Gestionarea documentelor pe hârtie devine tot mai puțin sustenabilă din cauza riscurilor legate de stocare, căutare și eventuala distrugere.

Soluția

Modulul HRmaster Managementul documentelor digitalizează complet și documentele de personal pe hârtie:

Generarea personalizată a șabloanelor de documente create la nivel de date de bază (de ex. contract de muncă, documente de ieșire)
Procesare automată a fișierelor scanate, chiar și de câteva sute de pagini: sistemul recunoaște, pe baza cuvintelor-cheie, proprietarul și tipul documentului
Procesare automată în masă cu ajutorul unei foi separatoare imprimabile
Structură proprie de foldere și funcție de bibliotecă de documente și fotografii
Bibliotecă de documente în profilul fiecărui angajat, filtrabilă după tip și descărcabilă

Beneficii

Dispar limitele fizice ale hârtiei: problemele de stocare, dificultățile de căutare și riscul de distrugere
Orice document poate fi găsit în câteva minute, în loc de ore
Acces mai sigur, bazat pe drepturi, la fiecare tip de document

Astăzi, Gábor trebuie doar să introducă un nume sau o dată, iar documentul apare în câteva secunde.

Contactați-ne!